老是找不到设计文件？5步骤教你妥善管理，提升工作效率！

想像一下：今天早上就要最终的设计成果交给客户了，但你还想要微调一个图形。很不幸地，在这个最终时刻你怎么样都找不到原始设计文件⋯⋯

对一个设计师来说，了解如何整理好所有文件是一个必备的技能，你不只可以避免上述情况，更能加速设计流程，在客户心中留下好印象，让你成为一个顶尖设计师！

本文将介绍整理文件的5个步骤，和推荐一个我近期爱用的文件管理工具。赶紧来看看！

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第一步：整理桌面

你的桌面应该保持整洁，只用来存放最常使用的文件夹和其他基本功能，比如垃圾桶。另外，默认下载路径也建立不要设置在桌面，否则那些下载文件定会挡住其他重要的文件夹，并且让你的桌面看起来一团乱。

以下为整理桌面的一些建议：

• 建立一个「暂时」文件夹，这里面的文件只要使用完毕就将其删除，例如一些图像、图标素材，让你的桌面保持清爽。
• 在开始删除文件之前，花点时间排序所有文件和文件夹。你可以先在桌面的空白处点击「整理」的「修改日期」，快速检视所有文件的最后使用时间，让你对他们的重要性有初步概念。
• 开始检查那些很久没打开、从未安装的文件，和一些不再重要的文件，并将他们全数删除，不要客气。
• 这里再提供一个有趣的方法——挑选一张你喜爱的计算机桌布，如此一来，只要你开始发现有文件挡住桌布，就表示应该花时间来刷新了，让自己养成定期清理桌面的习惯。

第二步：建立分层文件架构

整理桌面后，我们现在可以开始重新构建文件架构。把所有文件分层处理，让你的资料更有组织，更能精确掌握所有可运用的资源。

图像来源：Eagle

首先，建立一个专属于「工作」的文件夹，并往下细分成各种需求。例如：客户、商业、设计素材等。

• 客户（Client input）
  所有攸关客户的文件我都会存储在这个文件夹，包括专案细节、合约、协调会议纪录，以确保之后的每一项设计都合乎客户的期望与要求。
• 商业（Business）
  这里通常会用于存储所有与商业相关的文件，包括行销活动截止日期、行程安排、预算规划等。

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• 设计素材（Design assets）
  作为一个常常需要搜集灵感的设计师，这个文件夹通常最爆炸。里面会有所有我可能运用在之后设计专案的资源，有图标、模板、矢量图、照片等。
• 设计文件（Actual design files）
  这个部分会用来存放一些我正在处理的设计文件，详细的整理方式可以参考下方段落。
• 成品（Production copies）
  实现设计之后，我会把那些成品复制一份来这个文件夹。这里也包含各种不同文件格式，避免传送或呈现给客户时跑版。

建立分层文件夹可以帮你加速设计流程、提升工作品质，避免在多个专案间手忙脚乱。

第三步：将所有更动「另存文件」

永远不要直接更改原始设计文件。

你可以在编辑前先制作一份副本，在调整后也应使用「另存文件」或「另存为⋯⋯」避免覆盖原文件。这样做可以确保每一个版本的设计都留有纪录，以便应对突如其来的更动要求，把所有制作过程清楚呈现，也能降低与客户的沟通成本，提升工作效率。

第四步：妥善命名

在命名文件时遵守一定的规则必保持一致，这样做可以帮你省下找资料的时间，也不用记住所有文件名称。你可以试着利用这几个规则：

• 命名规则需从头到尾保持一致
• 文件名称应具体而简短
• 避免使用特殊符号或空格
• 用大写英文本母取代逗号或空格
• 日期格式建议：年月日（YYYYMMDD）
• 用连续的数字表示不同版本

图像来源：Eagle

在命名各种不同版本的设计文件时，建议避免使用「Final」这个字词，以免在微调文件后不小心覆盖原文件。除此之外，通过连续数字来标示不同版本，也能帮助你一眼找到最终成品，省时又能替你的设计保有修改空间。

除了数字之外，你也可以考虑使用这些命名元素：

• 制作日期
• 简短描述
• 地点
• 专案名称或编号

综上所述，文件命名规则可以随机组合成各种不同形式，你可以选择一组顺眼的运用即可。

例如：

1. 制作日期（YYYYMMDD）图像调整
   20210906brian原文件.psd
   20210906brian裁切.png
   20210906brian胡子.png





2. 地点 - 分析 - 版本（LocationAnalysisVersion）
   NewyorkDropboxV1
   NewyorkMapV1
   NewyorkMapV2

第五步：使用协作文件

除了将细微的调整另存新文件之外，我也会把它们记录在协作文件中，以确保我和我的团队了解，并对制作进度有共识。不仅如此，使用协作文件的好处还有能共享想法，能一起脑力激荡，帮助我们提升工作品质。

推荐软件

如果你的业务范围或设计文件暂时还不是太多，那么通过运行以上步骤，就已经可以大幅提升你的工作效率。不过，如果你需要管理大量专案，那么，推荐你试试看 Eagle，一款我近期爱用的专业管理工具：

图像来源：Eagle

• Eagle提供标签、评分、注记功能，让你不必记住每一个文件的名字也能找到他。





• 拥有强大的「智能文件夹」系统，帮你在运行以上步骤时省下大量时间。





• 他们还有「批量重新命名」功能，超级实用！

Eagle 有提供30天的免费试用期，强力推荐给每位设计师！
cn.eagle.cool/

结论

重新建立文件架构需要花费不少时间整理及适应，但对你未来的工作绝对是事半功倍！建立分层文件夹、重新命名文件，并记得将调整过的设计「另存文件」，如此一来，再也不用担心在十万火急的时刻找不到文件，更能建立专属于你的强大灵感资料库，让你成为一个更好的设计师！