11种提升团队协作的方法与实用工具，强化职场团队合作力！

要提升一个组织的创意和设计产出，包含制作图像、视频、文案，和任何用于营销、人资等功能的素材，「团队协作」是其中的关键因素。当我们能和团队成员更紧密地合作时，团队将能发挥「1＋1＞2」的效果，帮公司取得成功。

但知易行难，我们经常可以发现团队在设计新产品或营销活动时各持己见，让所谓的「合作」难以实践，甚至沦为口号。不过，本文我们将提出一些团队协作的小技巧及实用工具，让团队不再无效沟通，有效达成共识！

为什么团队协作如此重要？

一般来说，我们在职场上多少都会和同事发生争执，这让有些团队认为他们所追求的合作模式无法实现。然而合作在任何团队中都是可以达成的，不论团队规模的大小，或是办公室政治的影响程度，同事间都应该尽力去合作，包含公开地分享想法、协助彼此达成目标、交流做事方法、以集体成功为目标等。

此外，我们也推荐使用团队协作工具来改善合作流程，你可以先浏览最佳团队协作工具评比一文中提供的清单作为开始，了解每个工具的使用方法和申请进程。接着，深入探索本文介绍的团队协作方法，以及挖掘更多团队协作工具，来有效帮你提升团队合作成效！

7 个实践最佳团队协作的方法

团队协作需要领导阶层与团队成员，由上到下有意识地共同努力以提升凝聚力。虽然我们会有不认同彼此或意见分歧的时候，但长期坚持追求更好的团队协作，会使提案更加完善并提升最终成果，设计团队也将能创造更多健康交流的机会。

那么，就让我们来看看提升团队向心力的几个方法吧。

1. 了解并非所有冲突都是负面的

很多人认为冲突会对团队协作带来负面影响，但其实，若利用得当，冲突甚至是凝聚团队的良药。我们或许不会永远和同事的想法一致，但通过这些差异和讨论，我们才能厘清想法的实际目标。

也就是说，如果团队遇到困难的内部沟通，应该要珍惜这些所带来的价值，因为当一个设计团队——以及任何相关团队——能够自在讨论并尊重彼此的想法，我们就能够改进以产出更好的成果；在面对突发事件时也能变得更有弹性。但我们得记住，健康的团队冲突应该是立基于委婉和尊重的氛围，否则不会有好的影响。

2. 在每个新项目开始前清楚配置目标

在设计或产品发布的过程中，团队可能会发现自己在工作中迷失方向，这时如果没有及时止损、重新检视初衷，我们很容易偏离真正想达成的目标。

假设你正在为一项新产品策划营销活动，并需要设计周边项目如：图形、视频、文案，你可以反复思考以下指标性的问题，避免产品的核心概念消失在各个项目中。

• 这次活动的核心价值是什么？
• 这次活动想要达到什么目的？
• 这次活动是要提升知名度、推动销售或提升品牌声誉？

3. 轮流修正设计

在设计过程中，我们经常需要进行大量修正和调整。有些人可能会不把这一步当一回事，但事实是，错误的调整方式会对公司造成严重伤害，甚至把灵感和创意耗尽，让设计不尽人意。

因此，在不可避免的修正流程中，我们应该清楚沟通需求，并尽量提供细节，让调整和讨论的过程更有效率。你也可以持续追踪修正的状况，来避免修正的方向错误。

4. 指定专员进行关键审核

你是否遇到过这样的情况：一位经理或老板要求网站使用 Open Sans 字体，而另一位要求使用 Montserrat 字体？我们都懂夹在 2 种偏好之间的不安感，这也是为什么团队在对设计进行关键审核时，应该厘清谁拥有最终决定权。

理想情况是将决定权留给最具有创造力的人，像是艺术总监或营销经理。这并不代表团队中的其他人无法提出建议和进行观察，而是在紧要关头时，团队里应该要有一个人能够决定出海报、视频或广告的最终设计，而且所有成员都能够信服他的决定。

5. 建立会议议程

研究显示，公司每年可以在效率低落的会议上浪费数百万小时，一般的周会甚至每年会占用 30 万小时的工作时间，可见并非所有会议都能提升团队协作。

但跟商业领域中的所有事情一样，不好的会议情况是可以被解决的。我们可以先制定好会议流程，让与会人员提前了解会议内容以及后续希望达成的目标，以缩短高达 80% 的会议时间。如此一来，我们可以确保会议高效进行，并能以更少的精力和时间实现讨论。

6. 不仅要注重能力，更要注意成员之间的化学反应

毫无疑问地，创意是建立团队时不可或缺的能力，但只有能力是不够的，当我们希望大家能更好地进行团队协作时，我们必须确保团队成员们相处融洽。

除了了解你的员工在写作或平面设计上的技能外，也得花时间观察成员之间能否有效沟通、快速反应彼此的状况、乐于接受批评等。当你的团队沉浸在负面的化学反应时，请花时间改善团队状态，某些情况下，也许花个一两天时间，在公司外来趟 Team Building 或度假会有所帮助。

7. 避免否定他人的想法

在与设计团队和创意工作者合作时，我们可能经常在会议或脑力激荡阶段互相否决彼此的想法。但这种做法并不总是有帮助，当我们无意间打造了一个轻易否决想法的文化后，这其实会阻碍批判性思维和团队协作。

你可以试试看「想法累积」这个合作策略，然后挑选较容易实现的项目，让你可以比其他人更快地实现成果，然后在否定他人之前，给大家一些时间来解释他们的灵感。总之，你会发现同事们分享的疯狂想法，可能就是公司一直在等待的那个新的游戏规则。

如何有效提升团队合作？不要错过这些工具！

了解完促进团队协作的心法后，接下来我们来看看能支持这些方法的团队协作工具。既然科技已经成为推进团队的关键要素，我们也应该拥抱团队协作工具，来更快速地加强团队合作，帮你更有效的促进专案和工作流程。

我们将会介绍三种 App 和一些不错的替代方案，包括：

• 专案管理工具
• 灵感发想工具
• 沟通工具

让我们一起了解这些工具为何重要，以及一些优秀的替代软件吧！

8. 专案管理工具

尽管只有 46 % 的组织将专案管理视为重要的任务，但这些决定能让组织获取更高的成就。专案管理工具是帮助团队成员共享任务和阶段性成果的应用进程和软件，让经理可以轻松分配任务给团队成员，而其他组员也能在应用进程上互相分享进度、讨论观点等。

专案管理工具能帮助团队在统一的版面中管理阶段性成果、截止时间、文件格式与说明，借由开放编辑权限给团队成员，主管也能确认大家是否按时上传工作进度，并让所有成员在随时版面上更新状态和成果。

专案管理工具示例：

• Monday — 具备多样的自动化功能，能让专案管理过程更快速、方便，是一款广受欢迎的专案管理系统。
• Trello — 为团队和专业人员打造，最简单的专案管理和团队协作工具之一。
• Notion — 时下最流行的生产力工具之一，具备使个人和团队管理阶段性成果的各种功能和模板。

9. 灵感发想工具

在进行网站、游戏设计或营销活动时，一定会有发想会议与脑力激荡的环节。如果你正在寻觅传统白板和麦克笔之外的可能性，以下工具可以帮助你和你的设计团队产出出色的设计概念。

灵感发想工具示例：

• Whimsical — 一款使用简便的虚拟面板，能让你和你的团队创建创意板面、流程图和用户体验线框稿等。
• Miro — 一个更强大的 Whimsical 版本，允许多人在会议和脑力激荡中加入想法。
• Mural — 在虚拟便条纸上操作的一款卡牌 App，当你需要对运行计划、活动想法、营销工作、内容皮肤等进行分次处理或管理时，Mural 可以轻松地运用灵感。

10. 沟通工具

COVID-19 疫情期间让我们了解到，即使大家不在同一个空间或国家，也能与你的团队进行合作。而在这个过程中，沟通工具变得更加受欢迎。以下是在疫情期间广受好评的几个热门工具，有效帮你促进更多合作、持续发展计划！

沟通工具示例：

• Slack — Slack 就像 Facebook Messenger，只不过是为工作团队提供的安全性能的版本。Slack 更具革命性的部分之一是他与生产力工具的大量集成，这些工具成就了更多的团队协作，并能让你在虚拟环境中凝聚团队情感。
• Gather — Gather 借由将用户带入虚拟角色扮演的游戏空间中，让团队的在线会议更为有趣。Gather 设计了卡通化的角色和环境，让团队成员可以四处走动并与他人交谈、交流或交换想法。
• Zoom — Zoom 的受欢迎程度在过去几年中大幅成长，更是现在最流行的在线会议工具之一。

11. 素材管理工具

素材管理工具是团队存储文件、资料和其他数位素材的地方，让每位成员都可以轻松找到需要的内容。这些功能不仅只是作为云端文件夹，他们为设计师和创意团队提供了更好的管理、过滤和分类方式，也节省了搜索特定文件的时间。

素材管理工具示例：

Eagle — 有助于加快文件存储的过程，设计师可以使用 Eagle 存储设计灵感和文件，并轻松找到和共享信息。

结论：合作是成功的关键

在朝着目标前进的过程中，我们很快会意识到在团队中实现事情能变得多么轻松且高效率，团队协作的确是成功的关键之一。尽管团队协作并不总是那么容易，但为了激发团队协作，一切都将会是值得投入时间和精力。

本文由 Eagle 团队 Joanna Cheng 翻译，原文 11 Best Practices & Tools For Optimizing Collaboration Process 由 Angel Wang 撰写。